토요타자동차에 배운다(7)

< 나홀로 토요타 실천법2 / 토요타는 서류는 A3용지 1매로>

A3 書類術
1. 目的.經緯
채택한 문제의 골자를 간결하게 작성한다. 그 문제의 의의와 중요성,문제의 배경과 지금까지의 경과도 정확히 파악한다.
2. 現狀 把握
여러 가지 시점으로부터 문제의 특징을 명확히 한다. 그를 위해 정확히 현장 정보를 수집해 둘 필요가 있다.
3. 要因 分析
문제의 주요 요인이 무엇인가를 기록한다. 현상파악에서 명확하게 된 것을 근거로 가설을 세워 가설의 검증을 행하는 것이 중요하게 된다.
4. 對策
요인 분석에서 분명히 한 원인을 제거하기 위하여 대책을 작성한다.
5. 實行 스케줄
대책을 실시하는 행동계획을 작성한다. 그것과 함께,그 효과를 평가하는 기준도 표시하고 대책 실시후의 검증으로 연결할 수 있다.

목적.근거.방책.실행계획을 곰곰히 생각해 보자
토요타에서는 서류는 <A3사이즈의 용지 1매>에 간결하게 정리해야만 하는 불문율이 있다. 신입사원은 몇 번이고 반복해 다시 고쳐 쓸 것을 명령 받고 이 서류術을 익혀 간다.
콘팩트하고 알기 쉬운 서류는 내용을 이해하기 쉽고,바쁜 상사들의 시간을 헛되게 하지 않는다 라고 하는 의미에서 상당히 토요타的이다. 하지만,그 이상으로 A3용지 1매로 무언가를 표현한다 라고 하는 작업은 사원을 단련시키는 효과를 갖고 있다.
상기에 전형적인 서류의 구성 예를 표시했다. 무언가의 문제해결을 시도하기 위하여 현상을 파악하고,문제의 주요 원인을 명확히 하고,대책을 제시하고,그 실행계획과 효과 검증의 방법을 명확히 한다. 1매의 서류 속에 이 만큼의 요소를 논리적으로 나타내는 것은 상당히 어려운 작업이다. 현장의 팩트를 가능한 한 많이 수집하고 그것을 근거로 철저하게 생각해 내어 머리를 정리하지 않으면 서류는 모순 덩어리로 내용을 알 수 없는 것이 되어 버린다.
그런 만큼,이 書類術을 흉내 내어 실천을 계속한다면 <思考力>은 틀림없이 향상 될 것이다.

☞. 우리팀,우리부서,우리회사에서도 벤치마킹 하여 모든 보고서는 <A3 1枚>로限定 한다면 분명,<部下에게는 思考力을,上司에게는 時間 節約과 明確한 把握>이 가능하게 되리라 확신 합니다. CEO의 앙케이트에 의하면 報告 枚數가 많으면 많을수록 無能한 社員으로 여긴다는 사실 입니다.(그런 의미에서 오늘은 1枚로)


A3 1枚 - 작성 例>

인재 다양화를 위한 과제와 문제해결에의 대처


1. 目的.經緯




2. 現狀 把握




3. 要因 分析



4. 對策



5. 實行 스케줄