부하의 잔업을 제로로 하는 체제

溝上憲文/져널리스트
한가지 일에만 몰두하여 심야까지 업무에 열중하는 부하들. 그러나 그 업무의 대부분이 <무의미>하고 <헛된 것(쓸데없음)>이다 하고 한다면…
元兇은 <쓸데없는 업무를 만들어 내는 풍토>였다.

<항상 잔업하는 사람은 대개 효율이 나쁘다>
<항상 잔업하는 사람은 대개 효율도 나쁘고 유능한 인간일수록 잔업 하지 않는 것이다.나 자신,잔업이나 휴일 출근한 경우는 거의 없다. 근무시간 중에는 필사적으로 업무를 하여 5시경이 되면 머리가 멍해져 그 이상의 의욕이 나지 않는다. 옛날부터 노는 것을 좋아해 잔업 하지 않는 것으로 유명했지만 업무를 하지 않는다 라고 이야기 되어 진 적이 없다. 즉 어떻게 최소의 노력으로 최대의 효과를 올린 것인가 이다>.
이렇게 말하는 것은 神鋼전기의 佐伯 사장이다. 고베제강소의 전기사업부의 사장을 거쳐 2000년6월에 神鋼전기의 社長에 취임 했지만 당시의 경영상태는 참담했던 것이다. 업적은 1993년 이후 7기 연속의 적자에 더해 多額의 불량채권이 산더미 같아 정말로 도산 직전에 몰려 있었다.
경영악화의 책임은 경영사이트에 있다 라고 하지만,佐伯 社長을 감짝 놀래 킨 것은 사원의 무기력,자포자기한 태도,무책임,母회사에의 의존심,문제 뒤로 미루기,회사의 재건에의 氣槪 누락,관료 내부와 같은 규제 일색,前例主義 등 악폐가 회사 전체를 뒤덮고 있었다 라고 한다.
더욱이 현장 중심주의자를 자임하는 자백 社長이 현장을 둘러 목격한 것은 매일 밤 잔업으로 피폐한 사원을 만들어 내는 비효율의 조직 운영과 무의미한 업무을 비롯한 상당한 <쓸데없는 업무(헛됨)의 망령(魂)>이었다. 그는 조직 개혁에 착수함과 동시에 <쓸데 없는 업무의 박멸과 업무의 효율화를 목표로 한 <쓸데없는 업무 박멸 운동>과 <공장개혁 운동>의 2대 운동을 시작 했다.
사원 전원에 직장에서의 쓸데없는 업무를 개선하는 제안을 의무화 하여,채용한 제안을 순차적으로 실행에 옮긴다 라고 하는 활동을 전개 하였다. 그리고 2006년3월期까지의 제안 총수는 26,000건 중 14,000건을 채용,실행한 결과 연간 30억엔의 코스트 삭감 효과를 낳았다. 그 효과는 곧 회사의 수익개선으로 이어져 2000년도에 흑자화를 달성 했다. 현재도 업적은 急확대를 이어가고 있다.
의미없는 쓸데 없음을 배제하여 업무의 효율을 높이는 것은 잔업을 줄이는 것으로 직결 한다. 神鋼전기의 대처에는 역시 잔업 박멸로 이어지는 힌트가 滿載 되어져 있다.
취임 당초의 佐伯 社長이 눈에 띈 것은 의미 없는 회의와 산더미 같은 서류더미 였다.예를 들면 정첩계,출산계,부고계 등 용지는 전부 서식이 다르다.
<결혼,출산할 때마다 별도의 용지에 현주소와 본적,입사 연월일 등을 최초부터 기입하지 않으면 안 된다. 이런 쓸데 없음(헛됨)은 없다. 서식을 통일한 1매의 용지로 끝낸다고 하는 이야기이다. 마찬가지의 성질의 것은 전부 1매로 하여 상당히 서류를 줄였다>.
회의에 사용하는 서류도 마찬가지이다. 회의 때마다 본사 부문은 각 라인에 온갖 서류 청구의 제출을 지시 하지만,라인은 그 때마다 자료를 준비하기 위하여 일에 쫓김을 당하는 것이 된다.
<몇시간에 걸쳐 자료를 준비해도 거의 활용되어 지지 않는다. 담당자가 자기 만족을 위해 자료를 만들고 있는 것에 지나지 않는 것이다. 하나의 보고서를 만드는 경우에도 타 목적에의 유용을 고려한 서식으로 하면 쓸데 없는 서류는 상당히 줄이게 할 수 있다. 예를 들면,자료에 필요 이상의 것이 써 있더라도 그 일부로 의미가 전달 되어지는 것이라면 같은 자료를 유용 하세요> 라고 말하고 있다.
회의에 국한하지 않고 상사에의 설명자료도,기존의 자료를 極力 유용해야 한다 라고 역설 한다. 그리고 <부하가 쓸데 없다 라고 생각 되어지는 자료를 일부러 만들면 시간의 헛됨이다 라고 꾸짖을 정도가 아니면 철저히 하지 않는다>라고 잘라 말 한다.